La gestión de documentos implica toda una serie de riesgos: pérdida, deterioro o confusión en los datos. Cuando no lo hacemos correctamente, esto puede afectar seriamente a la información que manejamos, llevándonos a cometer errores que nos supongan una incidencia en contabilidad, tesorería o gestión del stock.

Si queremos mejorar la eficiencia en la gestión de los documentos, lo ideal sería que dispusiéramos de una herramienta capaz de gestionar los diferentes documentos que manejamos. Es decir, un software de gestión documental que nos permita controlar mejor el flujo de datos que entra y sale de la empresa.

 

Claves para mejorar la eficiencia en la gestión de documentos 

Hay una serie de consejos que se deben tener en cuenta a la hora de mejorar la eficiencia en la gestión de datos.

Principalmente, éstas serían las claves que hay que considerar.

 

Evita usar el papel

Los documentos en papel se pueden deteriorar o perder fácilmente. Por tanto, lo ideal sería no recurrir a ellos y disponer de una buena herramienta en la nube que nos permita evitar el uso del papel. Además, estaremos contribuyendo a la mejora del medio ambiente al no malgastar tanto papel.

 

Gestiona los documentos con una herramienta online 

A la hora de gestionar documentos, te será mucho más fácil hacerlo a través de una herramienta online que no sólo almacene datos. Además, debería permitirte introducir datos y que estos interactúen con otros datos para ofrecerte información. Un buen software online para gestión empresarial te ofrecerá datos que antes tenías que realizar manualmente.

 

Lleva un control de las fechas

Controlar las fechas de entrada y salida de los documentos es fundamental para llevar la información de la empresa con eficacia. Por eso, te aconsejamos que tengas en cuenta los plazos para entregar la información y documentos que necesites, así como para reclamar los documentos que te tengan que enviar.

 

Instruye a tus empleados

Las personas que se encarguen de gestionar o crear documentos, deben tener un sistema de instrucciones para poder gestionarlos de la manera adecuada. De otro modo, se harán muchas arbitrariedades que no conducirán a nada y sólo generarán más confusión y más probabilidades de error.

 

No dependas de software in-house

El software in-house muchas veces no te ofrece la movilidad que necesita tu negocio. Además, los costes de mantenimiento suelen ser elevados, por lo que no entra dentro de las posibilidades de muchas empresas.

 

Estos son solo algunos consejos para mejorar la gestión de documentos sobre todo en empresas. Si tienes algún consejo que lleves a cabo y quieras compartir con todos puedes usar el formulario de comentarios para enviarlo.